QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

1. Tiếp nhận nhu cầu khách hàng

• Truy cập website và lựa chọn sản phẩm cần mua để mua hàng
• Click và sản phẩm muốn mua, màn hình hiển thị ra pop up yêu cầu báo giá, khách điền thông tin vào sao đó nhân viên sẽ liên hệ lại báo giá
• Tìm hiểu nhu cầu và mục đích sử dụng của khách hàng;
• Tiếp nhận thông tin về:
  • chất liệu vải;
  • màu sắc;
  • khổ vải;
  • định lượng GSM;
  • số lượng;
  • thời gian cần hàng;
  • yêu cầu đặc biệt khác (nếu có).

2. Tổng hợp yêu cầu khách hàng

• Tổng hợp đầy đủ thông tin và yêu cầu từ khách hàng;
• Kiểm tra tính phù hợp giữa nhu cầu thực tế và hàng hóa hiện có;
• Tư vấn phương án phù hợp với ngân sách và mục đích sử dụng của khách hàng.

3. Soạn mẫu và gửi khách hàng xác nhận

• Chuẩn bị mẫu vải hoặc hình ảnh mẫu thực tế;
• Gửi mẫu để khách hàng kiểm tra và xác nhận;
• Điều chỉnh theo phản hồi của khách hàng nếu cần thiết.

4. Báo giá cho khách hàng

• Tiến hành báo giá dựa trên:
  • chất liệu;
  • số lượng;
  • quy cách;
  • thời gian giao hàng;
  • và yêu cầu thực tế của khách hàng.

Báo giá có thể bao gồm:

• đơn giá;
• chi phí vận chuyển;
• thời gian giao hàng;
• điều kiện thanh toán;
• và các điều khoản liên quan khác.

5. Xác nhận thông tin đặt hàng

Sau khi khách hàng đồng ý báo giá, hai bên tiến hành xác nhận:

• mã hàng;
• màu sắc;
• số lượng;
• khổ vải;
• định lượng;
• giá bán;
• địa điểm giao hàng;
• thời gian giao hàng;
• phương thức thanh toán.

Thông tin xác nhận có thể thực hiện qua:

• hợp đồng;
• đơn đặt hàng;
• email;
• hoặc tin nhắn xác nhận giữa hai bên.

6. Kiểm tra hàng hóa tại kho

• Kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho;
• Kiểm tra:
  • số lượng tồn kho;
  • màu sắc;
  • chất lượng;
  • quy cách;
  • tình trạng đóng gói.

Trong trường hợp hàng chưa đủ số lượng, Bên A sẽ chủ động thông báo và phối hợp xử lý với khách hàng.

7. Thông báo lại cho khách hàng

Sau khi kiểm tra kho hàng, Bên A sẽ:

• xác nhận khả năng cung cấp hàng hóa;
• thông báo tình trạng đơn hàng;
• cập nhật tiến độ chuẩn bị hàng;
• và thông báo thời gian giao hàng dự kiến cho khách hàng.

8. Chốt lịch giao hàng

Hai bên thống nhất:

• thời gian giao hàng;
• địa điểm giao hàng;
• phương tiện vận chuyển;
• người nhận hàng;
• và các yêu cầu giao nhận liên quan.

9. Theo dõi vận chuyển và hoàn tất đơn hàng

• Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa;
• Cập nhật tình trạng giao hàng cho khách hàng;
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận (nếu có).

Đơn hàng được xem là hoàn tất khi:

• khách hàng nhận đủ hàng hóa;
• xác nhận giao nhận;
• và hoàn tất thanh toán theo thỏa thuận.